Facilities Manager / Gestionnaire des installations

Toronto, ON


Position: Permanent

Position Type: Full time

Classification: Non-Unionized professional

Hours of Work: 08:30 am to 4:30 pm (with one-hour unpaid lunch), Monday to Friday 

Location: Toronto campus: 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7 

Branch: Facilities

Start Date: October 2022

 

About the position

Reporting to the Executive Director, Facilities and Operations, the Facilities Manager, will be responsible for the day-to-day operations and maintenance, capital improvements, managing personnel, and finances for the Facilities department. The incumbent will be responsible for development and implementation of programs to ensure that the school is compliant with all legislation relevant to physical plant operations; leadership, direction and development of staff; and providing an inviting, safe and sustainable learning environment for the school. 

 

Specific Accountabilities:

 

Maintenance and Operations Responsibilities include:

  •  Manages on-site operations and maintenance contracted staff.
  • Oversees Custodial contracted staff and ensure quality assurance program is maintained and efficient operation is achieved.
  • Manages the in-house grounds staff as well as the contracted summer and winter maintenance contractors.
  • Completes routine inspections of facilities, and ensures the facilities are kept a level representative of the institution.
  • Assists in the development of an annual plan for demand and preventative maintenance that leverages the opportunities throughout the year.

 

Project Management Responsibilities include:

  • Identifies deferred maintenance and facility renewal for the campus, plans, schedules and coordinates with customers for the need and execution of maintenance, renovations and facility renewal projects.
  • Assists the Executive Director in project development and execution of the school’s capital plans and projects.
  • Assists in the development of Request for service prequalification, Request for Proposals, and Requests for Quotations for both operations and project works.
  • Provides assistance in project management for projects including researching requirements, hire consultants, develop project specifications and tender documents, budget control, scheduling and compliance supervision, completes final inspection and compiles deficiency lists on work/projects assigned.  Ensures all required permits are obtained and works closely with City Building Officials, Fire Department, and Ministry of Labour. Reviews, verifies, co-ordinates and consults with requesters on renovation and remodeling requests on-site inspections to ensure that the quality of work is being performed during the construction process.  

 

Safety and Security Responsibilities include:

  • Development and implementation of security policies, protocols and procedures
  • Control budgets for security operations and monitor expenses
  • Plan and coordinate security operations for specific events
  • Coordinate staff when responding to emergencies and alarms
  • Review reports on incidents and breaches, Investigate and resolve issues
  • Reviews, evaluates and enhances the health and safety programs; represents the department at the School’s Joint Health and Safety Committee.

 

Additional Responsibilities:

  • Coordinates facilities rentals and events.
  • Assists in providing staff training programs for continuous improvement in building maintenance and operations.
  • Assists in the maintenance of drawing data bases, equipment records, and intuitional standards.
  • Researches existing drawings, surveys job sites and makes determination and/or computations to produce as built originals.  Verification will be conducted by taking field measurements and calculating areas to identify the amount of space being used for various activities i.e., office, classroom, laboratory etc. (facility space audit).
  • Assists in the development of the Facilities budget and implements preventive maintenance programs within allocated budgets.
  • Reviews, evaluates and enhances energy conservation initiatives.
  • Maintains and modifies existing drawings consistent with up-to-date information.
  • Supports both the Toronto and West campus in all aspects.

 

What we offer

TFS is an exceptional place to work, and our offers are generous as well as competitive in the marketplace in terms of: 

  •  A competitive compensation
  • An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP from the first day of employment
  • Generous vacation policy and additional paid time off
  • A stimulating working environment
  • Multiple professional development opportunities
  • A rewarding career where you can make a difference

 

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

  • A three years’ diploma/degree from an accredited post-secondary institution with major studies in Engineering, Management or a related field.  A diploma/degree in Mechanical, Electrical engineering or Architecture is preferred.
  • Accreditation as a Certified Facilities Manager, Facilities Management Professional, or Building Environmental Systems training is preferred.
  • Five years of progressive management experience in plant and building maintenance, preferably in an institutional setting of 500,000 sq.ft. or larger and significant experience in the field of plant and systems operations, (CMMS, BES) facilities management and/or construction.
  • Demonstrated experience in managing a large and diversified work force.
  • Sound knowledge of applicable building, fire and safety codes, acts, regulations, and basic engineering practices. For example, WHIMS, Elevating Devices Act, Workers’ Compensation Act, Occupational Health and Safety Act; computerized maintenance and environmental systems, commercial and industrial heating, air conditioning, ventilation, plumbing and electrical systems and the use of uninterrupted power supplies (UPS.)
  • Knowledgeable in the preparation and management of budgets.
  • Excellent customer service, communication and human relations skills to interact effectively with the School’s multi-cultural/international/ able students, staff, and the public, including all levels of trades and management personnel.
  • Excellent organizational, time management, problem-solving skills; a team player/leader, excellent track record in communicating with and motivating staff.
  • Access to a reliable vehicle is required for travel to other campuses.
  • Proficient in the use of AutoCAD, MS Suite, MS Project, and understanding of any CMMS preferred.
  • French is an asset.


TFS welcomes applications from Indigenous persons, persons with disabilities, visible minorities, women, persons of all sexual orientations and genders, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

TFS has adopted a mandatory COVID-19 vaccination policy requiring vaccination for all eligible members of the community including new employees.  New employees will be required to provide their proof of vaccination to the HR department on their first day of employment. 

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible. Please use the candidate portal through the link provided

 

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Poste : Permanent

Type : Poste à temps plein

Classification : Professionnel Non syndiqué

Heures de travail : 8 h30 à 16 h30 (avec une heure de déjeuner non payée), du lundi au vendredi.

Adresse : Campus de Toronto - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7
Branche: Installations

Date de début : Octobre 2022
 


Le poste

Sous la responsabilité du Directeur exécutif des installations et des opérations, le gestionnaire des installations sera responsable de l'exploitation et de l'entretien quotidiens, des améliorations aux immobilisations, de la gestion du personnel et des finances du service des installations. Il sera responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre de programmes visant à s’assurer que l'école soit conforme à toutes les lois relatives à l'exploitation physique des installations; au leadership, à la direction et au perfectionnement du personnel, et à offrir un milieu d'apprentissage accueillant, sécuritaire et durable à l'école.

 

Responsabilités:

 

Les responsabilités en matière d'entretien et d'exploitation comprennent :

  • La gestion du personnel contractuel d'exploitation et d'entretien sur place.
  • La supervision du personnel sous contrat de garde et s'assurer que le programme d'assurance de la qualité est maintenu et que le fonctionnement est efficace.
  • La gestion du personnel interne du parc ainsi que les entrepreneurs contractuels d'entretien estival et hivernal.
  • L'effectuation des inspections de routine des installations et s'assurer que les installations sont maintenues à un niveau représentatif de l'établissement.
  • Aide à l'élaboration d'un plan annuel de maintenance à la demande et préventive qui exploite les opportunités tout au long de l'année

 

Les responsabilités en matière de gestion de projet comprennent :

  • Déterminer les travaux d'entretien et de renouvellement d'installations reportés sur le campus. Planifier et coordonner avec les clients les besoins et l'exécution des projets d'entretien, de rénovation et de renouvellement d'installations.
  • Aider le Directeur exécutif dans l'élaboration et l'exécution des plans et projets d'immobilisations de l'école.
  • Aide à l'élaboration des demandes de pré-qualification de services, des demandes de propositions et des demandes de devis pour les opérations et les travaux du projet..
  • Fournir de l'aide à la gestion de projet, y compris la recherche des besoins, l'embauche de consultants, l'élaboration du cahier des charges et des documents d'appel d'offres, le contrôle budgétaire, l'établissement du calendrier et la supervision de la conformité, l’inspection finale et lister les manquements des travaux / projets assignés. S'assurer que tous les permis requis sont obtenus et travailler en étroite collaboration avec les agents du bâtiment de la Ville, le service des incendies et le ministère du Travail. Examiner, vérifier, coordonner et consulter les demandeurs au sujet des inspections sur place des demandes de rénovation et de remodelage afin de s'assurer que la qualité des travaux est assurée pendant le processus de construction. 


Les responsabilités en matière de sûreté et de sécurité comprennent :

  • L’élaboration et la mise en œuvre de politiques, de protocoles et de procédures de sécurité
  • Le contrôle des budgets des opérations de sécurité et le contrôle des dépenses
  • La planification et la coordination des opérations de sécurité pour des événements spécifiques
  • La coordination du personnel lorsqu'il intervient en cas d'urgence et en cas d'alarme.
  • L'examination des rapports sur les incidents et les atteintes à la sécurité, faire les enquêtes et résoudre les problèmes.
  • L’examination, l’évaluation et l’amélioration des programmes de santé et de sécurité ; La représentation du département au comité mixte sur la santé et la sécurité de l’école.

 

Responsabilités supplémentaires :

  • Coordonner la location des installations et des événements.
  • Aider à offrir des programmes de formation du personnel pour l'amélioration continue de l'entretien et de l'exploitation des bâtiments.
  • Aide à la maintenance des bases de données de dessins, des registres d'équipement et des normes intuitives.
  • Effectuer des recherches sur les dessins existants, arpenter les chantiers et prendre des décisions ou effectuer des calculs pour produire des originaux conformes à la construction.  La vérification sera effectuée en prenant des mesures sur le terrain et en calculant les surfaces afin d'identifier la quantité d'espace utilisée pour diverses activités: bureau, salle de classe, laboratoire, etc. (vérification de l'espace des installations).
  • Aider à l'élaboration du budget des installations et mettre en œuvre des programmes d'entretien préventif dans les limites des budgets alloués.
  • Examiner, évaluer et améliorer les initiatives d'économie d'énergie.
  • Maintenir et modifier les dessins existants en fonction de l'information à jour.
  • Appuie sur les campus de Toronto et de l'Ouest dans tous leurs aspects.

 

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives. Nous offrons:

  • Une rémunération compétitive
  • Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO dès le premier jour d'emploi
  • Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires
  • Un environnement de travail stimulant
  • De multiples possibilités de développement professionnel
  • Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

 

La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant:

  • Bac +3 d'un établissement d'enseignement postsecondaire accrédité avec une majeure en génie, en gestion ou dans un domaine connexe.
    Un diplôme en mécanique, en génie électrique ou en architecture est préférable.
  • L'accréditation à titre de gestionnaire d'installations, de professionnel en gestion d'installations ou de formation sur les systèmes environnementaux des bâtiments est préférable.
  • Cinq années d'expérience en gestion de la maintenance d'usines et de bâtiments, de préférence dans un cadre institutionnel de 500 000 pieds carrés ou plus et une expérience significative dans le domaine de l'exploitation d'usines et de systèmes (GMAO, BES), de la gestion des installations et/ou de la construction.
  • Expérience confirmé dans la gestion d'une main-d'œuvre importante et diversifiée.
  • Connaissance approfondie des codes, des lois et des règlements applicables en matière de construction, de prévention des incendies et de sécurité, ainsi que des pratiques d'ingénierie de base. Par exemple, la Loi sur le système de gestion de l'eau potable, la Loi sur les appareils élévateurs, la Loi sur les accidents du travail, la Loi sur la santé et la sécurité au travail, les systèmes de maintenance informatisés et environnementaux, le chauffage commercial et industriel, la climatisation, la ventilation et les installations électriques, la tuyauterie, l'alimentation sans interruption .
  • Connaissance de la préparation et de la gestion des budgets.
  • Excellentes aptitudes au service à la clientèle, en communication et en relations humaines afin d’interagir efficacement avec les élèves, le personnel et le public multiculturel et international de l'école, y compris tous les niveaux des métiers et du personnel de gestion
  • Excellentes compétences en matière d'organisation, de gestion du temps et de résolution de problèmes ; esprit d'équipe et leadership ; avoir un bon relationnel en  matière de communication avec le personnel et de motivation.
  • L'accès à un véhicule est nécessaire pour se rendre sur d'autres campus.
  • Maîtrise de l'utilisation d'AutoCAD, de MS Suite, de MS Project, et compréhension de toute GMAO préférée.
  • Le français est un atout

 

TFS accueille les candidatures de personnes indigènes, de personnes handicapées, de minorités visibles, de femmes, de personnes de toutes orientations sexuelles et de tous sexes, et d'autres personnes ayant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

TFS a adopté une politique de vaccination obligatoire contre le COVID-19 exigeant la vaccination de tous les membres éligibles de la communauté, y compris les nouveaux employés.  Les nouveaux employés devront fournir leur preuve de vaccination au service des Ressources Humaines lors de leur premier jour de travail.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici dès que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.

 

 

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