Bilingual attendance office administrator / Coordinateur-rice bilingue au bureau des présences
Position: Permanent
Position Type: Full time
Hours of work: 10am to 6:30pm, Monday to Friday
Classification: B05
Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7
Branch: Senior School (Collège: Grade 6 – Level II, Lycée: Level III-V)
Start Date: August, 2020
About the position
Reporting to the Senior School Principal and working closely with both the Senior School Leadership team and the Branch Coordinator, you will provide administrative/clerical coordination for the Attendance Office. Your main responsibilities will be as follows:
Administer primary reception and customer services at front desk, welcoming students, staff and visitors, and providing assistance and information, as required
Manage student attendance program, ensuring accuracy, follow-up and communication with students, parents and staff, as needed
Provide support to teachers and answer any questions related to attendance and the Student Information System (Maplewood)
Being responsible for the maintenance of accurate, up-to-date medical information regarding students, including Epipen and allergy lists and the updating of student records in school database system
Provide First Aid care to students and complete occurrence/accident forms in a timely fashion; maintaining lists and ensuring follow-up of staff and students who visit the Sick Bay. In case of emergencies, you will inform the Emergency Response Team (911 and school-based responders), initiate and carry out Emergency Procedures as outlined
Develop organizational systems to manage daily tasks, including developing procedures and practices to maximize communication, efficiency, and accuracy.
Being responsible for the ongoing review and improvement of attendance policies and procedures including initiating changes to the Student Information System (Maplewood) and Infraction Process management. You will also edit and update the Attendance Office’s training documents and manuals including Emergency Procedures
Coordinate and manage school materials related to start and close of academic year (including all activities leading up to and on Orientation Day, preparation, collation and organization of Staff Handbook, New Teacher Orientation, etc.)
Oversee timeline for completion of tasks, ensure accuracy and follow-up with staff/students/parents as needed
Provide lunch replacement for the Testing Center
Manage club and society student registration
Provide administrative support to Dean of Citizenship and VPs
What we offer
TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:
Compensation
Benefits
Professional development
Who we are looking for
We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:
Excellent French and English skills (oral and written)
College Diploma from a recognized Business College or equivalent in experience/education
progressive office work experience, preferably in a school or busy office environment
experience working with teenagers/adolescents is a definite asset
Proven ability to learn and navigate through different systems
Excellent customer service skills
Strong IT skills
Able to prioritize tasks
TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require an accommodation, do not hesitate to contact us.
Poste : Permanent
Type : poste à temps plein
Heures de travail : du lundi au vendredi de 10H00 à 18h30 (dont 1 heure de pause déjeuner non payée),
Classification : B05
Lieu : Campus de Toronto - 306 avenue Lawrence Est, Toronto, Ontario, M4N 1T7
Annexe : École Secondaire (Collège : 6ème – 3ème, Lycée : 2nde - Terminale)
Date de début : Aout 2020
Le poste
Sous la supervision du directeur de l’annexe et en travaillant étroitement avec l'équipe de direction de l'école secondaire et la coordinatrice de l’annexe, vous assurerez la coordination administrative du bureau des présences. Vos responsabilités seront les suivantes :
Voir à l’accueil et au service à la clientèle au bureau des présences : accueillir les élèves, le personnel et les visiteurs, fournir l’assistance nécessaire au besoin
Gérer le programme d’assiduité des élèves, en assurer l'exactitude, faire le suivi et la communication avec les élèves, les parents et le personnel au besoin
Fournir un support aux enseignants et répondre aux questions liées au système d'information scolaire (Maplewood)
Organiser et maintenir à jour les informations médicales concernant les élèves, y compris EpiPen et les listes d'allergies et la mise à jour des dossiers des élèves dans le système de base de données de l'école
Administrer au besoin les premiers soins aux élèves; compléter les formulaires d’occurrences/accidents en temps opportun; maintenir des listes et assurer le suivi du personnel et des élèves qui visitent l’endroit prévu pour les malades. En cas d'urgence, informer l'équipe d'intervention (911 ainsi que les intervenants de l’école) et d'initier et mener à bien les procédures d'urgence comme indiqué
Développer des systèmes organisationnels pour gérer les tâches quotidiennes, y compris l'élaboration de procédures et de pratiques afin de maximiser la communication, l'efficacité et la précision
Etre responsable de la révision et l'amélioration des politiques et des procédures, apporter des changements au système (Maplewood), de la gestion des processus d’infraction en cours, des modifications et mises à jour des documents et des manuels de formation, y compris les procédures d'urgence
Coordonner et gérer les fournitures scolaires pour démarrer et terminer l’année scolaire (y compris toutes les activités menant à la Journée d'orientation ainsi qu’à sa préparation, le regroupement et l'organisation du manuel du personnel, l'orientation des nouveaux enseignants, etc)
Superviser l'exécution des tâches, assurer la précision et le suivi auprès du personnel, des élèves et des parents au besoin
Fournir un déjeuner de remplacement pour le centre d'essai.
Gérer l'inscription des étudiants au club et à la société
Fournir un soutien administratif au doyen de la citoyenneté et aux vice-présidents
Ce que nous offrons
TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de :
Rémunération
Avantages sociaux
Développement professionnel
La personne que nous cherchons
Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :
Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (parlé et écrit)
Diplôme d'études collégiales ou d'un programme d’affaires reconnu ou avoir l'équivalent
Expérience professionnelle, de préférence dans un environnement scolaire ou dans un bureau très dynamique
Expérience de travail avec les adolescents est un atout important
Aptitude à utiliser différents systèmes informatiques
Excellentes compétences en service à la clientèle
Connaissances solides dans les outils informatiques
Aptitude à prioriser les tâches
TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers.
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