PE - Bilingual Branch Coordinator/Coordinateur-trice de Branche Bilingue

Position: Permanent 

Position Type: Full time

Hours of work: 7:15 am to 3.45 pm (with one-hour unpaid lunch), Monday to Friday

Classification: A03

Location: Toronto Campus - 101 Mildenhall rd, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branch: La p’tite école (Age 2 – Grade 1)

Date: August, 2025

About the Position

Reporting to the Principal and/or their delegate, you will work closely with the Administrative Assistant and be responsible for a variety of administrative, organizational, and IT-related tasks, including:

• Performing general reception duties, including welcoming visitors, answering phones, and monitoring and operating security doors;

• Ensuring the main entrance and reception area are well-organized and presentable (posters, bulletin boards, displays, flower arrangements, etc.);

• Promoting and supporting the use of the French language within the school environment;

• Managing student attendance using internal systems and updating records accordingly;
  Maintaining and updating Ontario Student Records (OSR) in line with Ministry of Education guidelines;
  Typing, editing, and formatting routine correspondence and documents;

• Providing general clerical and administrative support to the Principal or delegate as needed;

• Overseeing the proper administration of First Aid, completing required documentation, and tracking health and safety incidents (e.g., lice program, contagious diseases, emergency drills);

• Communicating urgent facility or maintenance needs to caretakers/maintenance staff;
  Supporting the management of school cell phones and monitoring photocopier use and supplies;

• Supporting the organization of school events and field trips, including preparing materials, posters, invitations, and helping with logistics;

• Monitoring and tracking expense reports, class budgets, and supply inventories;

• Assisting with office calendars and scheduling for staff and parents;
  Handling basic purchasing duties for the branch (supplies, tracking inventory, etc.);

• Providing temporary coverage for support staff during breaks, including lunch periods, recess, and other absences;

• Contributing to the efficient functioning of the office by organizing files, maintaining records, and ensuring digital systems (Excel, Google Drive, etc.) are well-structured and up-to-date;

• Assisting with data entry and reports using software tools (Microsoft Excel, Google Workspace, etc.);

• Being available to work overtime during peak periods when necessary;
  Demonstrating punctuality and reliability at all times;

• Performing other administrative and organizational duties as assigned.
  
  

Who We Are Looking For

We seek candidates who embody our TFS values of integrity, discernment, respect, and engagement. The ideal candidate will have:

• Excellent communication skills in both French and English (oral and written)

• Strong organizational skills and attention to detail, especially in handling digital files and spreadsheets

• Proficiency with tools such as Microsoft Word, Excel, Google Drive, and other office software (knowledge of FileMaker Pro or Veracross is an asset)

• Excellent interpersonal skills and the ability to build positive relationships within the school community
  A warm, approachable attitude and comfort working around young children

• Ability to multitask and adapt in a fast-paced environment

• Previous administrative experience in a school or similar setting

• High school diploma or equivalent required
  
  

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

• A competitive compensation

• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP from the first day of employment

• Generous vacation policy and additional paid time off

• A stimulating working environment

• Multiple professional development opportunities

• A rewarding career where you can make a difference

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible. 

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Position: Permanent 

Position Type: Temps plein

Hours of work: 7h15 à 15h45 (dont une heure de pause déjeuner non rémunérée), lundi au vendredi

Classification: A03

Adresse: Campus de Toronto - 101 Mildenhall rd, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branch: La p’tite école (2 ans – CP)

Date: Août, 2025

La position

Reportant au principal et à son/sa délégué-e, vous travaillerez en étroite collaboration avec l’assistant-e administratif-e et serez responsable d’un éventail de tâches administratives, organisationnelles et informatiques, incluant :

• Assurer l’accueil général : répondre au téléphone, accueillir les visiteurs, surveiller et actionner les portes de sécurité ;

• Veiller à ce que l’entrée principale et la réception soient bien organisées et accueillantes (affichage des posters, babillards, décoration florale, etc.) ;

• Promouvoir et soutenir l’usage du français dans l’environnement scolaire ;

• Gérer l’assiduité des élèves à l’aide des systèmes internes et mettre à jour les registres ;

• Mettre à jour et assurer le suivi des dossiers scolaires de l’Ontario (OSR) conformément aux directives du ministère de l’Éducation ;
  Rédiger, corriger et mettre en forme la correspondance et les documents administratifs ;

• Offrir un soutien administratif et clérical à la direction ou à sa déléguée, selon les besoins ;
  Superviser l’administration des premiers soins, remplir la documentation nécessaire, et assurer le suivi des questions de santé (ex. : programme de lutte contre les poux, maladies contagieuses, exercices d’évacuation, etc.) ;

• Communiquer rapidement les besoins urgents aux services d’entretien ou de conciergerie ;

• Gérer l’utilisation des téléphones cellulaires de l’établissement ;

• Suivre l’utilisation et l’entretien des photocopieurs ;

• Contribuer à l’organisation des sorties scolaires et événements (préparation des documents, affiches, invitations, logistique, etc.) ;

• Effectuer le suivi des rapports de dépenses, des budgets de classe et des stocks de fournitures ;

• Assister dans la gestion des calendriers du personnel et des parents ;

• Participer aux achats pour le campus et au suivi de l’inventaire ;

• Créer des supports visuels (affiches, invitations, programmes, etc.) ;

• Remplacer le personnel de soutien lors des pauses, des récréations et des périodes de repas ;

• Contribuer au bon fonctionnement administratif du bureau en organisant les dossiers, en tenant les registres à jour, et en maintenant une bonne organisation des fichiers numériques (Excel, Google Drive, etc.) ;

• Effectuer des saisies de données et préparer des rapports à l’aide d’outils numériques (Microsoft Excel, suite Google, etc.) ;

• Être disponible pour faire des heures supplémentaires lors des périodes de pointe ;

• La ponctualité est essentielle ;

• Accomplir toute autre tâche administrative ou organisationnelle confiée.
  
  

Profil recherché

Nous recrutons des personnes qui incarnent les valeurs de TFS : intégrité, discernement, respect et engagement. Le/la candidat(e) idéal(e) possède :

• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) ;

• De solides compétences organisationnelles et un grand souci du détail, notamment dans la gestion de fichiers et de tableurs numériques ;
  Une très bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Word, Excel, Google Drive, etc. (la connaissance de FileMaker Pro ou Maplewood est un atout) ;

• D’excellentes aptitudes relationnelles et la capacité à établir des liens positifs avec les membres de la communauté scolaire ;

• Une attitude chaleureuse et rassurante auprès des jeunes enfants ;

• La capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique et changeant ;

• Une expérience préalable en administration, idéalement en milieu scolaire ;

• Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent.

  
  

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives. Nous offrons :

• Une rémunération compétitive

• Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO dès le premier jour d'emploi

• Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires

• Un environnement de travail stimulant

• De multiples possibilités de développement professionnel

• Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

TFS encourage les candidatures des personnes issues des peuples autochtones, de celles dans une situation de handicap, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de toute autre personne possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. 

Si vous avez besoin d'accommodement, veuillez-nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s'engage à fournir des accommodements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici dès que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni. 

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