Accountant, Revenue and Billing / Comptable, Revenus et Facturation

Position: Permanent

Position Type: Full time non-unionized position

Hours of work: 9 am to 5 pm (with one-hour unpaid lunch), Monday to Friday

Location: Office is located in Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Start Date: January-February 2025

About the position

The Accountant, Revenue and Billing reports to the Manger, Business Office and is a full-time role in the Business Office.  This role is parent and community facing and involves making collection calls, processing billing, and a number of accounting related functions such as reconciliations and closing key processes for month end.  This role also is involved in banking activities.

Key Responsibilities

1.         Collections – 15%

2.         Student Billing – 40%

3.         Accounting and Month End – 45%

Outline of duties and responsibilities 

Accounts Receivables

1. Schedule the VC Pay batches, prepare and reconcile the deposits for VC Pay and all payments received in the bank from all sources:  wires, bill payments & other direct payments.
2. Billing students for extracurricular activities & preparing project reports.
3. Full cycle accounting for the Parent’s Association revenue and expenses including all reconciliations
4. Billing students for other charges such as Cafeteria and TFS Shop purchases, adhoc Childcare billing, security card billing, PA billing, any other billings relating to students and staff.
5. Sending invoices as required for revenue collection to business partners and vendors.
6. Entering returned payments, payroll deductions for tuition & cafeteria charges monthly basis.
7. Calling the community to collect outstanding payments and answering questions.
8. Month end duties such as reconciliations and closing processes.  This includes all student activities including clubs, student initiatives and trips.
9. Assist in system procedures including documentation and creation of manuals and guides.
10. Working closely with the Business Office Team and assisting in other areas as needed.
11. Community Care Support Services: submitting and reconciling invoices and payments related to support workers and speech therapists
12. Yearly competitive analysis of schools in the sector – Toronto and West Campus
13. Back up to Accounts Payable in high demand times.

Student Registration  

1. Coordinating registration material and communication with the Manager to ensure material reflects the right dates and amounts.
2. Ensuring all the bill codes in the system are reflective of tuition amounts.
3. Processing, coding & entering bill codes in the system.
4. Answering queries from parents / staff registration forms and materials.

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect, and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

• 2–3 years of experience as a General Accountant, including a minimum of 2 years in billing or a customer service–focused role (e.g., Accounts Payable).
• Diploma or equivalent in Accounting or Commerce.
• Ability to thrive in a fast-paced, high-pressure environment.
• Strong written and verbal English communication skills, with frequent phone and email interaction with parents
• Exceptional customer service skills and the ability to communicate effectively with students, staff, parents, and external partners.
• Energetic, enthusiastic, and maintaining a positive attitude.
• Strong technological proficiency, including advanced Excel skills.
• Demonstrated initiative and proactive approach.
• Ability to handle multiple tasks simultaneously.
• Sound judgment and discretion when managing sensitive matters.
• Excellent organizational and prioritization skills.
• Ability to work independently with minimal supervision.
• Support year-end audit activities.
• Team-oriented, flexible, and willing to assist colleagues during absences, vacations, or peak times.

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

• A competitive compensation
• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP from the first day of employment
• Generous vacation policy and additional paid time off
• A stimulating working environment
• Multiple professional development opportunities
• A rewarding career where you can make a difference

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible.

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Poste : Permanent
Type de poste : Poste à temps plein non syndiqué
Horaire de travail : De 9 h à 17 h (avec une heure de pause non rémunérée), du lundi au vendredi
Lieu : Campus de Toronto – 306, avenue Lawrence Est, Toronto (Ontario), M4N 1T7
Date de début : Janvier-Février 2025

La position

Le poste Comptable, Revenus et Facturation reporte au Manager du Business Office et est un poste à temps plein au sein du Business Office. Ce rôle est tourné vers les parents et la communauté et implique de passer des appels de recouvrement, de traiter la facturation, ainsi que de réaliser plusieurs fonctions comptables telles que les rapprochements et la clôture des processus clés de fin de mois. Ce poste participe également aux activités bancaires.

Responsabilités principales 

1. Recouvrements – 15 %
2. Facturation des étudiants – 40 %
3. Comptabilité et clôture de fin de mois – 45 %

Aperçu des fonctions et responsabilités

Comptes clients

1. Planifier les lots VC Pay, préparer et rapprocher les dépôts pour VC Pay ainsi que tous les paiements reçus à la banque provenant de toutes les sources : virements, paiements de factures et autres paiements directs.
2. Facturer les étudiants pour les activités parascolaires et préparer les rapports de projets.
3. Comptabilité complète des revenus et dépenses de l’Association des Parents, y compris tous les rapprochements.
4. Facturer les étudiants pour d’autres charges telles que les achats à la cafétéria et à la boutique TFS, la facturation occasionnelle de garde d’enfants, la facturation des cartes de sécurité, la facturation de l’Association des Parents, ainsi que toute autre facturation liée aux étudiants et au personnel.
5. Envoyer les factures nécessaires pour le recouvrement des revenus auprès des partenaires commerciaux et des fournisseurs.
6. Saisir les paiements retournés et les déductions de paie pour les frais de scolarité et de cafétéria sur une base mensuelle.
7. Contacter la communauté pour recouvrer les paiements en souffrance et répondre aux questions.
8. Effectuer les tâches de fin de mois telles que les rapprochements et les processus de clôture, incluant toutes les activités étudiantes : clubs, initiatives étudiantes et sorties.
9. Assister dans les procédures système, y compris la documentation et la création de manuels et guides.
10. Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du Business Office et assister dans d’autres domaines selon les besoins.
11. Community Care Support Services : soumettre et rapprocher les factures et paiements liés aux travailleurs de soutien et aux orthophonistes.
12. Réaliser annuellement une analyse concurrentielle des écoles du secteur – campus de Toronto et West.
13. Assurer le remplacement du service Comptes Fournisseurs (Accounts Payable) en période de forte demande.

Inscription des étudiants

1. Coordonner le matériel d’inscription et la communication avec le Manager pour s’assurer que le matériel reflète les bonnes dates et montants.
2. Vérifier que tous les codes de facturation dans le système correspondent aux montants des frais de scolarité.
3. Traiter, coder et saisir les codes de facturation dans le système.
4. Répondre aux questions des parents ou du personnel concernant les formulaires et le matériel d’inscription.

La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

• 2 à 3 ans d’expérience en tant que Comptable Général, dont au moins 2 ans dans un rôle axé sur la facturation ou le service client (ex. : Comptes Fournisseurs).
• Diplôme ou équivalent en Comptabilité ou en Commerce.
• Capacité à s’épanouir dans un environnement rapide et exigeant.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais, avec des interactions fréquentes par téléphone et par courriel avec les parents.
• Compétences exceptionnelles en service à la clientèle et capacité à communiquer efficacement avec les étudiants, le personnel, les parents et les partenaires externes.
• Dynamique, enthousiaste et capable de maintenir une attitude positive.
• Maîtrise des outils technologiques, y compris des compétences avancées en Excel.
• Initiative et approche proactive démontrées.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Jugement sûr et discrétion dans le traitement des questions sensibles.
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion des priorités.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Participation aux activités de clôture annuelle et audit.
• Esprit d’équipe, flexibilité et volonté d’assister les collègues en cas d’absences, de vacances ou de périodes de forte activité.

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de :

• Une rémunération compétitive
• Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO dès le premier jour d'emploi
• Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires
• Un environnement de travail stimulant
• De multiples possibilités de développement professionnel
• Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

TFS accueille les candidatures des peuples indigènes, des personnes handicapées, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de tous ceux qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

Si vous avez besoin d'aménagements, veuillez-nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s'engage à fournir des aménagements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.

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