TFS Foundation - Intern / Fondation TFS - Stagiaire

Position: TFS Foundation Intern

Position Type: Full-time, In-office Internship (4-6 months). 35 hours/week, Monday to Friday, 8:30 AM - 4:30 PM with a 1 hour unpaid lunch break

Language of Work: English

Location: 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Start Date: April/May 2025

Hourly Rate:  $23.66

About the position :

Reporting to the Senior Director of Philanthropy, the intern will work closely with Foundation and school staff to support the Can’t Wait! - La campagne pour TFS, contributing to special Foundation projects, alumni engagement, donor database management, and more. Responsibilities include assisting with administrative tasks, maintaining accurate donor records, supporting event planning, and fostering meaningful connections within the school community. This position provides a hands-on opportunity to gain valuable experience in fundraising, community engagement, and nonprofit operations within an educational setting.

Duties and Responsibilities:

Administration:

• Assist the team with general administrative tasks and provide project management support for alumni and Foundation initiatives, ensuring efficient and smooth operations. 

Prospect research:

• Support the team in reviewing and analyzing donor information to identify potential prospects and compile detailed donor profiles for meetings and cultivation activities. 

• Collaborate with the fundraising team to identify appropriate donor segments for specific campaigns, appeals, and outreach initiatives. Assist in segmenting donor lists based on giving history, interests, and engagement levels to enable targeted communications. 

Stewardship support: 

• Assist in updating and stewarding the naming inventory by organizing and cataloging images and brief descriptions of spaces available for naming opportunities. 

• Support the maintenance of the stewardship calendar and contribute to ongoing donor stewardship efforts to ensure meaningful and timely engagement.

Database Management:

• Assist in managing and updating the donor database by accurately recording donor details, attributes, interactions, and event participation. Ensure timely and precise data entry to maintain up-to-date records for current and prospective donors.

• Handle donor information with the highest level of confidentiality, ensuring compliance with privacy policies and data protection regulations.

Event Support: 

• Assist in planning events and community engagement activities, including event coordination, guest list management, and volunteer support.

• Help identify and secure special guests and presenters for events and student programs.

Who we are looking for :

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows: 

Education:     

• Enrolled in or graduate of a post-secondary program, ideally in communications, fundraising or management.

Experience:    

• Previous experience working in an office setting.  

Technical Skills:          

• Demonstrated ability to work effectively and communicate with a variety of stakeholders, including donors, volunteers, sponsors and staff.

• Great writing, proofreading and editing skills, with experience in writing and producing communication materials.

• Project management and organizational skills with a proven ability to meet deadlines and lead multiple projects simultaneously.

• Excellent interpersonal skills and collaborative working style. Proven ability to exercise tact, discretion, and good judgment.

• Experience using databases is an assetExperience with donor databases such as Raiser’s Edge or prospect research tools would be an asset.

• Budget management skills

• Good facility with software such as the Microsoft Office suite (Word, excel, PowerPoint), Adobe InDesign, Canva and other design platforms. 

Language skills:

• Excellent written and verbal communications skills in English. French is an asset. 

Performance Skills:   

• Must be able to work independently, exercise initiative with strong prioritizing and organizational skills. 

• Self-motivated with the ability to coordinate multiple tasks simultaneously.  Must be able to manage multi-phase projects from inception to completion in a fast-paced environment.

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. 

If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé as soon as possible. Please use the candidate portal through the link provided HERE.

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Position : Stagiaire à la Fondation TFS
Type de poste : Stage à temps plein en présentiel (4 à 6 mois). 35 heures/semaine, du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 dont une heure de pause déjeuner non payée
Langue de travail : Anglais
Adresse : 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7
Date de début : Avril/Mai 2025
Taux horaire : 23,66 $

La position

Sous la supervision de la Directrice principale de la philanthropie, le ou la stagiaire travaillera en étroite collaboration avec l'équipe de la Fondation et du personnel de l'école pour soutenir la campagne Can’t Wait! - La campagne pour TFS. Il ou elle contribuera à divers projets spéciaux de la Fondation, à l'engagement des anciens élèves, à la gestion de la base de données des donateurs et bien plus encore. Les responsabilités incluent l’assistance aux tâches administratives, la tenue de dossiers précis des donateurs, le soutien à l'organisation d'événements et la création de liens significatifs au sein de la communauté scolaire. Ce poste offre une occasion concrète d’acquérir une précieuse expérience en collecte de fonds, en engagement communautaire et en gestion d’organismes à but non lucratif dans un cadre éducatif.

Responsabilités et tâches :

Administration :

• Assister l'équipe dans les tâches administratives générales et apporter un soutien en gestion de projet pour les initiatives des anciens élèves et de la Fondation, en assurant un fonctionnement efficace et fluide.

Recherche de prospects :

• Aider l'équipe à examiner et analyser les informations sur les donateurs afin d’identifier de potentiels contributeurs et préparer des profils détaillés pour les rencontres et les activités de développement.

• Collaborer avec l'équipe de collecte de fonds pour identifier les segments de donateurs appropriés pour des campagnes, des appels et des initiatives de sensibilisation spécifiques.

• Aider à segmenter les listes de donateurs en fonction de leur historique de dons, de leurs intérêts et de leur niveau d'engagement pour permettre des communications ciblées.

Soutien au suivi des donateurs :

• Aider à la mise à jour et à la gestion de l’inventaire des opportunités de dénomination en organisant et en cataloguant des images et des descriptions des espaces disponibles.

• Contribuer au suivi et à la mise en œuvre des initiatives de reconnaissance des donateurs pour assurer un engagement significatif et opportun.

Gestion de la base de données :

• Aider à la gestion et à la mise à jour de la base de données des donateurs en enregistrant avec précision leurs informations, leurs interactions et leur participation aux événements.

• Veiller à une saisie de données rigoureuse et à jour pour les donateurs actuels et potentiels.

• Manipuler les informations des donateurs avec la plus grande confidentialité, en respectant les politiques de protection des données.

Soutien aux événements :

• Assister à la planification d’événements et d’activités de mobilisation communautaire, y compris la coordination, la gestion des listes d’invités et le soutien aux bénévoles.

• Aider à l’identification et à la confirmation d'invités spéciaux et de présentateurs pour des événements et des programmes destinés aux élèves.

La personne que nous recherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

Formation :

• Inscrit(e) ou diplômé(e) d'un programme postsecondaire, idéalement en communication, collecte de fonds ou gestion.

Expérience :

• Expérience préalable dans un environnement de bureau.

Compétences techniques :

• Capacité démontrée à travailler efficacement et à communiquer avec divers intervenants, notamment les donateurs, bénévoles, commanditaires et membres du personnel.

• Excellentes compétences en rédaction, correction et édition, avec une expérience dans la production de documents de communication.

• Compétences en gestion de projet et en organisation, avec une capacité avérée à respecter les échéances et à gérer plusieurs projets simultanément.

• Excellentes compétences interpersonnelles et esprit collaboratif. Aptitude à faire preuve de tact, de discrétion et de bon jugement.

• Expérience avec les bases de données (atout). Expérience avec des bases de données de donateurs comme Raiser’s Edge ou des outils de recherche de prospects serait un plus.

• Compétences en gestion de budget.

• Maîtrise des logiciels tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Adobe InDesign, Canva et autres plateformes de conception.

Compétences linguistiques :

• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais.

• Le français est un atout.

Compétences en performance :

• Capacité à travailler de manière autonome et à faire preuve d’initiative, avec d’excellentes compétences en organisation et en gestion des priorités.

• Esprit d’initiative et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

• Capacité à mener des projets sur plusieurs phases, du début à la fin, dans un environnement dynamique.

TFS encourage les candidatures des personnes issues des peuples autochtones, de celles dans une situation de handicap, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de toute autre personne possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

Si vous avez besoin d'accommodement, veuillez nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s'engage à fournir des accommodements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici dès que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.

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