Adjoint(e) exécutif(ve) / Executive assistant

Relevant du directeur général, l’adjoint exécutif sera responsable d’assister la direction dans la planification, l’organisation et la coordination de ses activités incluant l’agenda, la gestion des documents et de la correspondance. Il organisera et coordonnera les réunions, les déplacements, et les voyages. Basé au site Windfall, situé dans la région du Nord-du-Québec, il sera appelé se déplacer et travailler sur un horaire de 5/2 ou 4/3 avec possibilité de télétravail. Transport, hébergement et repas fournis. 

Tâches et responsabilités

• Préparer, saisir, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes;
• Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau;
• Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
• Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
• Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
• Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les suivis;
• Superviser et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
• Organiser, s'il y a lieu, des conférences et différentes activités;
• Être le point de contact logistique;
• Respecter en tout temps les politiques et règles en matière de santé-sécurité du travail et d’environnement;
• Effectuer toute autre tâche connexe au poste d’adjoint exécutif étant pertinente à la réussite du projet.

Compétences de base

• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication;
• Capacité à bien travailler sous pression;
• Avoir le souci du détail, être une personne rigoureuse et méthodique;
• Bon sens de l’organisation, autonomie et grande discrétion;

Compétences techniques

• Excellente connaissance des logiciels Microsoft (Excel, Word, Outlook);
• Très bonne maîtrise du français et de l'anglais dans l'expression orale et écrite.

Qualifications requises

• DEC en administration ou domaine connexe ou expérience pertinente équivalente;
• Minimum de (5) ans d’expérience à titre d’adjoint exécutif;
• Bilingue (sera appelé à travailler avec les membres du partenariat Gold Field et visiteurs anglophones);
• Permis de conduire, classe 5 obligatoire. 

Veuillez noter que la forme masculine utilisée dans ce document désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

Conformément aux modalités prévues à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (communément appelée « Loi 25 »), Groupe Minier Windfall s'engage à l'utilisation de vos coordonnées (numéros de téléphone, adresses courriel et postale) uniquement dans le but de vous informer du statut de votre candidature et vous vous faire part des prochaines étapes du processus.

Si cela est nécessaire, le Groupe Minier Windfall pourrait communiquer vos renseignements personnels à une tierce partie, afin de poursuivre votre dossier de recrutement, dans les limites permises par la Loi et sous réserve d’un engagement de confidentialité par cette tierce partie.