Associate Director of Facilities / Directeur(trice) adjoint(e) des installations

Position: Permanent

Position Type: Full time non-unionized position

Hours of work: 9 am to 5 pm (with one-hour unpaid lunch), Monday to Friday on site. 

Location: 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Salary Range: TFS has a salary grid for non-unionized employees, which is determined by the nature of the position and the candidate’s level of experience. For this position, the salary range is: $120,000 - $140,000. 

Start Date: March 2026

About the position

Reporting to the CFO, and as a TFS Associate Director of Facilities, you will manage a team responsible for overseeing building operations and maintenance for a medium sized campus.  TFS has over 10 buildings, most of a historical nature, located on two campuses.

This job is a part of the Facilities Management functional area which focuses on all aspects of the operations of a set of assets.  The role also includes managing and creating an annual capital maintenance plan,  providing support to the various stakeholders regarding all repairs and investment plans.   

Key Responsibilities

Oversees day-to-day FM Services, including facility operations and maintenance

• Meets with the CFO and other leadership to discuss facility enhancements, capital expenditures, asset plans, etc.

• Anticipates short and long-term client needs and develops options for consideration.

• Applies processes, procedures and protocols to diverse client situations.

• Develops monthly reports and comprehensive business plans for facilities considering performance objectives to meet requirements.

• Monitors/analyzes and reports on facility results relative to deliverables.

• Develops/implements maintenance and operations goals/objectives consistent with Project Agreement requirements, good industry practices and applicable municipal, provincial and federal legislative requirements.

• Develops appropriate systems/processes to ensure effective/efficient facility operations.

• Participates in developing/implementing minor works and capital budgets; monitors expenditures, variance analysis and reporting; takes corrective action as required.

• Manages and mentors staff: 

  •  supervises staff both in-house and a team of maintenance staff employed by CBRE 

  • provides work direction/assignment of duties to meet operational requirements; 

  • establishes performance plan/individual goals with staff and reviews performance; identifies training/educational requirements as needed.

  • Investigates work issues and/or staff performance issues and initiates appropriate disciplinary action.

• Oversees development/continuous improvement of maintenance programs; applies planning/scheduling techniques and risk-mitigation strategies to ensure effective delivery of preventive, predictive and responsive maintenance; ensures appropriate use of computerized maintenance management system (CMMS).

• Procures/manages work of external service providers directly or through subordinate supervisor; negotiates/monitors contractual agreements for specialized maintenance, purchased services, and renovation work as required.

• Liaises with stakeholders for renovation and/or maintenance projects, and coordinates activities of staff, consultants, and contractors to ensure requirements are met and facility impacts are minimized.

• Oversees development/improvement of policies, procedures, and programs in accordance with applicable codes, regulations and standards; ensures compliance by employees and external service providers; collaborates with and provides technical and logistical support to clients. 

• Prepares and delivers reports to various committees including the Sustainability and Property Committee of the Board 

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect, and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

• 7-10 years progressive facilities maintenance and operations management experience in complex, mission-critical environments; LEED certification an asset.

• Post-Secondary education in Facilities Management and/or Engineering 

• Excellent communication skills in English to be able to work with all types of staff and leadership

  
  

• Self -starter and ability to work independently solving complex issues 

  
  

• Management and proven leadership skills 

  
  

• Solutions focus

• Additional qualifications such as a Skilled Trade ticket are an asset.

• Knowledge of facility operations/maintenance including knowledge/understanding of Occupational Health & Safety Act, building codes/standards/regulations, and building systems.

• Advanced level computer skills (such as Microsoft Office suite, Google Suite, ERP systems, etc.).

• A valid driver’s licence and a car to travel between both campuses

• Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for a work permit sponsorship now or in the future.

  
  

• Ability to speak French is an asset

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

• A competitive compensation

• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP from the first day of employment

• Generous vacation policy and additional paid time off

• A stimulating working environment

• Multiple professional development opportunities

• A rewarding career where you can make a difference

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

TFS does not use Artificial Intelligence (AI) in its recruitment or selection processes. We kindly ask candidates who choose to use AI tools when preparing their application materials to disclose this during the recruitment process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible.

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Poste : Permanent
Type de poste : Poste à temps plein non syndiqué
Horaire de travail : De 9 h à 17 h (avec une heure de pause non rémunérée), du lundi au vendredi, sur site

Lieu : Campus de Toronto – 306, avenue Lawrence Est, Toronto (Ontario), M4N 1T7

Échelle salariale : TFS dispose d’une grille salariale pour les employés non syndiqués, déterminée en fonction de la nature de la position et du niveau d’expérience du ou de la candidat-e. Pour ce poste, l’échelle salariale est  $120,000 - $140,000.
Date de début : Mars 2026

La position

Reportant à la directrice financière, et en tant que Directeur(trice) associé(e) des installations à TFS, vous superviserez une équipe chargée de la gestion des opérations et de l’entretien des bâtiments d’un campus de taille moyenne. TFS compte plus de 10 bâtiments, pour la plupart historiques, répartis sur deux campus.

Ce poste fait partie du domaine fonctionnel de la Gestion des Installations, qui se concentre sur tous les aspects de l’exploitation d’un ensemble d’actifs. Le rôle inclut également la gestion et l’élaboration d’un plan annuel de maintenance des immobilisations, ainsi que le soutien aux différentes parties prenantes concernant tous les travaux de réparation et les plans d’investissement.

Principales responsabilités

• Superviser les services de gestion des installations (FM) au quotidien, y compris les opérations et l’entretien des bâtiments.

• Rencontrer la directrice financière et les autres membres de la direction pour discuter des améliorations des installations, des dépenses en immobilisations, des plans d’actifs, etc.

• Anticiper les besoins à court et long terme des clients et proposer des options à considérer.

• Appliquer les processus, procédures et protocoles à des situations diverses des clients.

• Élaborer des rapports mensuels et des plans d’affaires complets pour les installations en tenant compte des objectifs de performance.

• Suivre, analyser et rendre compte des résultats des installations par rapport aux livrables.

• Définir et mettre en œuvre des objectifs de maintenance et d’exploitation conformes aux exigences des accords de projet, aux bonnes pratiques de l’industrie et aux exigences législatives municipales, provinciales et fédérales applicables.

• Développer des systèmes et processus appropriés pour assurer l’efficacité et l’efficience des opérations des installations.
  Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des budgets de travaux mineurs et d’immobilisations; surveiller les dépenses, analyser les écarts et produire des rapports; prendre des mesures correctives si nécessaire.
  Gérer et encadrer le personnel :

  • Superviser le personnel interne ainsi qu’une équipe de techniciens de maintenance employés par CBRE.

  • Fournir des directives et attribuer les tâches pour répondre aux besoins opérationnels.

  • Établir des plans de performance et des objectifs individuels, effectuer des évaluations, et identifier les besoins en formation ou perfectionnement.

• • Examiner les problèmes liés au travail ou à la performance du personnel et prendre les mesures disciplinaires appropriées.

• Superviser le développement et l’amélioration continue des programmes de maintenance; appliquer des techniques de planification et de programmation ainsi que des stratégies de gestion des risques pour assurer l’efficacité de la maintenance préventive, prédictive et corrective; assurer l’utilisation appropriée du système informatisé de gestion de maintenance (GMAO/CMMS).

• Acquérir et gérer les services de fournisseurs externes directement ou via un superviseur subordonné; négocier et suivre les contrats pour la maintenance spécialisée, les services achetés et les travaux de rénovation selon les besoins.
  

• Assurer la liaison avec les parties prenantes pour les projets de rénovation et/ou de maintenance, et coordonner les activités du personnel, des consultants et des entrepreneurs pour répondre aux exigences tout en minimisant l’impact sur les installations.

• Superviser l’élaboration et l’amélioration des politiques, procédures et programmes conformément aux codes, réglementations et normes applicables; veiller à la conformité du personnel et des fournisseurs externes; collaborer avec les clients et fournir un soutien technique et logistique.

• Préparer et présenter des rapports à divers comités, y compris le Comité de durabilité et de propriété du conseil d’administration.

La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

• 7 à 10 ans d’expérience progressive en gestion de la maintenance et des opérations des installations dans des environnements complexes et critiques; la certification LEED constitue un atout.

• Diplôme postsecondaire en gestion des installations et/ou en génie.

• Excellentes compétences en communication en anglais pour pouvoir collaborer avec tous les types de personnel et de dirigeants.

• Autonomie et capacité à travailler de manière indépendante pour résoudre des problèmes complexes.

• Compétences avérées en gestion et leadership.

• Orientation solutions.

• Qualifications supplémentaires, telles qu’un titre de métier spécialisé (Skilled Trade), constituent un atout.

• Connaissance des opérations et de la maintenance des installations, y compris la compréhension de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, des codes, normes et règlements du bâtiment, ainsi que des systèmes de bâtiments.

• Maîtrise avancée des outils informatiques (suite Microsoft Office, Google Suite, systèmes ERP, etc.).

• Permis de conduire valide et véhicule pour se déplacer entre les deux campus.

• Les candidats doivent être autorisés à travailler au Canada sans nécessiter de parrainage de permis de travail, maintenant ou à l’avenir.

• La capacité à parler français constitue un atout.

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de :

• Une rémunération compétitive

• Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO dès le premier jour d'emploi

• Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires

• Un environnement de travail stimulant

• De multiples possibilités de développement professionnel

• Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

TFS accueille les candidatures des peuples indigènes, des personnes handicapées, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de tous ceux qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

Si vous avez besoin d'aménagements, veuillez-nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s'engage à fournir des aménagements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

TFS n’utilise pas l’intelligence artificielle (IA) dans ses processus de recrutement ou de sélection. Nous demandons aimablement aux candidats qui choisissent d’utiliser des outils d’IA pour préparer leurs documents de candidature de le mentionner lors du processus de recrutement.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.

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