TFS Foundation: Development Coordinator/Coordinateur-rice du développement

Position: Permanent, full-time, position

Position Type: Non Unionized Professional

Hours of work: Monday to Friday, 9 am to 5 pm

Language of work: English

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Dates: Immediately

About the position :

Reporting to the Director of Development, the coordinator will help provide administrative support and coordinate projects and initiatives for TFS’s $40 million capital campaign. The coordinator will work closely with TFS Foundation/Advancement colleagues and others throughout the TFS community, including staff and senior volunteers to support campaign activities, including events, special projects and initiatives, and stewardship & recognition programs.

Duties and Responsibilities :

Campaign Support & Strategy

• Collaborate closely with the Director of Development, and President of the TFS Foundation/Executive Director of Advancement  to support the successful execution of fundraising programs

• Coordinate and prepare campaign-related materials including tracking reports, proposals, briefing notes, and gift documentation.

• Maintain and monitor the donor pipeline and moves management activities in Raiser's Edge NXT, ensuring prospect stages are current and accurate.

• Provide administrative and strategic support for cultivation, solicitation, and stewardship meetings involving campaign leadership and volunteers.

• Liaise with donors and campaign volunteers, responding to inquiries and supporting a positive and professional donor experience.

Donor Stewardship, Recognition & Gift Processing

• Coordinate the execution of the Foundation’s donor recognition and plaquing program, including updates to the Donor wall and Alumni of Distinction wall; manage vendor communications, timelines, and logistics to ensure accurate, high-quality, and timely installations.

• Prepare customized gift agreements and documentation in coordination with the Development team

• Manage the donor thank-you and stewardship process, including letters, tokens of appreciation, and engagement follow-ups.

• Process and acknowledge gifts in Raiser's Edge NXT with accuracy and timeliness.

Prospect Research & Strategic Support

• Conduct and compile comprehensive donor and prospect research to support cultivation and solicitation strategies.

• Prepare detailed donor profiles and briefings for senior leadership and fundraising staff.

• Assist in the development of a robust prospect pipeline through data analysis and collaborative planning.

Event & Program Leadership

• Working with the strategic guidance of the Manager of Development, Director of Development and/or President/ED, plan and execute donor and campaign-related events from concept to completion, ensuring excellence in execution and follow-through.

• Working with the EA to the Head of School, provide support to the New Parent Breakfast Program, including developing briefing notes, and scheduling of parents 

• Manage event logistics including invitations, RSVPs, materials, budgets, and reporting.

• Track all event interactions and donor engagement in Raiser's Edge.

Data & Operational Support

• Ensure the accuracy and integrity of donor records in RE/NXT and support regular data quality reviews.

• Generate reports to support internal planning and donor cultivation strategies.

• Support the Advancement Services and Operations Manager  to reconcile gift records, track campaign pledges, and process related payments and expenses.

Cross-Functional & Administrative Collaboration

• Work closely with colleagues across the Office of Advancement and school to ensure cohesive execution of fundraising initiatives.

• Support the President and Foundation/Advancement leadership with administrative tasks related to donor engagement and campaign activity.

• Contribute to a collaborative, mission-driven team culture with a shared focus on relationship-building and results.

• Participate on department wide cross-functional teams when required.

The School may, from time-to-time, alter these duties and/or assign additional duties and responsibilities at its sole discretion.

Who we are looking for :

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

Education:    

• Graduate of a post-secondary program, ideally in communications, fundraising, or management.

Skills & Experience:   

• Previous experience working in an office environment.

• Demonstrated ability to work effectively and communicate with a wide range of stakeholders, including donors, volunteers, sponsors, and staff.

• Strong writing, proofreading, and editing skills, with experience developing and producing communication materials.

• Project management and organizational abilities, with a proven track record of meeting deadlines and coordinating multiple projects simultaneously.

• Excellent interpersonal skills and a collaborative working style. Demonstrated ability to exercise tact, discretion, and sound judgment.

• Proficiency with software such as Microsoft Office Suite, Google Suite, and Adobe. Experience with Raiser’s Edge or other fundraising databases is considered an asset.

• Exceptional written and verbal communication skills in English. Proficiency in French and/or Mandarin is considered an asset.

What we offer :

TFS is an exceptional place to work, and our offers are generous as well as competitive in the marketplace in terms of:

• A competitive compensation

• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP

• Generous vacation policy and additional paid time off

• A stimulating working environment

• Multiple professional development opportunities

• A rewarding career where you can make a difference

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible. 

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Poste : Permanent, à temps plein

Type de poste : Professionnel non syndiqué

Horaire de travail : Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h

Langue de travail : Anglais

Lieu : Campus de Toronto – 306, avenue Lawrence Est, Toronto (Ontario), M4N 1T7

Date d’entrée en fonction : Immédiatement

A propos du poste :

Sous la direction du directeur ou la directrice du développement, le ou la coordonnateur(trice) apportera un soutien administratif et contribuera à la coordination de projets et d’initiatives liés à la campagne majeure de 40 millions $ de TFS. Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec les collègues de la Fondation/Direction de l’avancement de TFS ainsi qu’avec d’autres membres de la communauté TFS, y compris le personnel et les bénévoles de haut niveau, afin de soutenir les activités de la campagne, notamment les événements, les projets spéciaux, les initiatives et les programmes de reconnaissance et de fidélisation des donateurs.

Les tâches seront les suivantes :

Soutien à la Campagne et à la stratégie :

• Collaborer étroitement avec le directeur ou la directrice du développement et le président ou la présidente de la Fondation TFS/directeur-directrice exécutif-ve de l’avancement pour assurer la mise en œuvre réussie des programmes de collecte de fonds.

• Coordonner et préparer les documents liés à la campagne, incluant les rapports de suivi, propositions, notes d’information et documentation relative aux dons.

• Assurer le suivi et la mise à jour du portefeuille de donateurs et des activités de gestion de prospects dans Raiser’s Edge NXT, en veillant à l’exactitude des étapes de prospection.

• Offrir un soutien administratif et stratégique lors des rencontres de sollicitation, de fidélisation et de développement impliquant les responsables de la campagne et les bénévoles.

• Servir de liaison auprès des donateurs et bénévoles de la campagne, répondre aux demandes et contribuer à offrir une expérience donateur positive et professionnelle.

Fidélisation, reconnaissance des donateurs et traitement des dons: 

• Coordonner la mise en œuvre du programme de reconnaissance et de signalisation de la Fondation, incluant la mise à jour du Mur des donateurs et du Mur des anciens émérites; gérer les communications avec les fournisseurs, les échéanciers et la logistique pour garantir des installations précises, de qualité et réalisées en temps opportun.

• Préparer des ententes de dons personnalisées et la documentation connexe en collaboration avec l’équipe de développement.

• Gérer le processus de remerciement et de fidélisation des donateurs, incluant les lettres, cadeaux de reconnaissance et suivis d’engagement.

• Traiter et accuser réception des dons dans Raiser’s Edge NXT avec rigueur et dans les délais requis.
  
  

Recherche de prospects et soutien stratégique: 

• Effectuer et compiler des recherches approfondies sur les donateurs et prospects afin d’appuyer les stratégies de sollicitation et de développement.

• Préparer des profils détaillés et des notes d’information pour les cadres supérieurs et l’équipe de collecte de fonds.

• Contribuer à l’élaboration d’un portefeuille de prospects solide grâce à l’analyse de données et à la planification collaborative.

Leadership événementiel et programmatique: 

• En collaboration avec le ou la gestionnaire du développement, le directeur ou la directrice du développement et/ou le président-e/directeur-trice exécutif-ce, planifier et exécuter les événements liés aux donateurs et à la campagne, de la conception à la réalisation, en garantissant l’excellence de l’exécution et du suivi.

• Avec l’adjointe exécutive du chef d'établissement, soutenir le programme du Petit-déjeuner des nouveaux parents, incluant la préparation de notes d’information et la planification des rencontres avec les parents.

• Gérer la logistique des événements, incluant invitations, réponses (RSVP), documents, budgets et rapports.

• Assurer le suivi de toutes les interactions liées aux événements et de l’engagement des donateurs dans Raiser’s Edge.

Soutien opérationnel et gestion des données: 

• Garantir l’exactitude et l’intégrité des dossiers de donateurs dans RE/NXT et contribuer aux examens réguliers de la qualité des données.

• Produire des rapports pour appuyer la planification interne et les stratégies de développement des donateurs.

• Soutenir le gestionnaire des services et opérations de l’avancement dans la réconciliation des dons, le suivi des promesses de dons de la campagne et le traitement des paiements et dépenses connexes.

Collaboration administrative et transverale:

• Travailler en étroite collaboration avec les collègues du Bureau de l’avancement et de l’école afin d’assurer une mise en œuvre harmonieuse des initiatives de collecte de fonds.

• Soutenir le président et l’équipe de direction de la Fondation/de l’avancement dans les tâches administratives liées à l’engagement des donateurs et aux activités de la campagne.

• Contribuer à une culture d’équipe collaborative, axée sur la mission, le développement des relations et l’atteinte de résultats.

• Participer, au besoin, à des équipes transversales au sein du département.
  
  

TFS peut, de temps à autre, modifier ces responsabilités et/ou assigner d’autres tâches et responsabilités à sa seule discrétion.

La personne que nous cherchons :

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

Education:    

• Diplômé(e) d’un programme postsecondaire, idéalement en communications, en collecte de fonds ou en gestion.

Skills & Experience:   

• Expérience préalable de travail dans un environnement de bureau.
  Capacité démontrée à travailler efficacement et à communiquer avec une grande variété d’intervenants, y compris des donateurs, bénévoles, commanditaires et membres du personnel.

• Excellentes compétences en rédaction, révision et correction de textes, avec expérience dans la rédaction et la production de documents de communication.

• Compétences en gestion de projets et en organisation, avec un solide historique de respect des échéances et de coordination simultanée de plusieurs projets.
  Excellentes aptitudes interpersonnelles et style de travail collaboratif. Capacité éprouvée à faire preuve de tact, de discrétion et de bon jugement.

• Maîtrise des logiciels tels que la suite Microsoft Office, la suite Google et Adobe. Une expérience avec Raiser’s Edge ou d’autres bases de données de collecte de fonds constitue un atout.

• Excellentes compétences de communication écrite et orale en anglais. La maîtrise du français et/ou du mandarin constitue un atout.
  
  

Ce que nous offrons :

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives. Nous offrons:

• Une rémunération compétitive

• Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO

• Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires

• Un environnement de travail stimulant

• De multiples possibilités de développement professionnel

• Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.  

TFS encourage les candidatures des personnes issues des peuples autochtones, de celles dans une situation de handicap, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de toute autre personne possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. 

Si vous avez besoin d'accommodement, veuillez-nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s'engage à fournir des accommodements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici dès que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni. 

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