Payroll and Finance Assistant - Assistant-e à la paie et aux finances

Position: Permanent

Position Type: Part-time (17.5 hrs/week) – this is an hybrid position working mostly from home

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branch:  Business Office – Finance department

Start Date: as soon as possible - 2024

About the position:

Reporting to the Payroll and Benefits Specialist, the Payroll and Finance Assistant will assist with payroll and financial accounting responsibilities and projects.  The role is an integral part of the finance team.

Main Responsibilities

Payroll:

•  Entering employee information and payroll data into the system
• Details In Payworks to be checked and confirmed and also Maintaining the Master AAETFS and AETFS
•  Verify employees’ hours worked
• In Payworks all casual staff should have entered (completed) their timesheet, within the window of time defined (shared in Payroll calendar), to certify that their record of time worked, during a particular pay period, is correct.
• Contact managers (supervisor), for missed, pending time off requests and time sheets, - approval should be done before or latest on the cutoff date.
•  Ensure all banking information for each employee is correct
•  Liaise with finance to share all banking and other employee data required for ERP system (Veracross)
•  Prepare, verify, and confirm all paperwork is received for processing employee payroll related payments, including regular pay, benefit payments, and special payments.
• Compile, review, and monitor statistical reports, (Service Canada weekly statements, CRA mismatched SIN and Address reports)
• WSIB and EHT (multi location filing requirements and accounts)  monthly premiums verification and reporting

 Finance Duties:

•  Assist in journal entry design into Veracross
• Benefits reconciliations including Ontario Teachers Pension Plan, Sunlife and Manulife
•  Resolve queries with all external benefit providers and tax authorities
•  Monthly reconciliations for all union dues and other statutory/ benefit remittances

What we offer:

TFS is an exceptional place to work, and our offers are generous as well as competitive in the marketplace in terms of:

•  A competitive compensation
• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP
• Generous vacation policy and additional paid time off
• A stimulating working environment
•  Multiple Professional development opportunities
•  A rewarding career where you can make a difference.

Who we are looking for:

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect, and engagement. The ideal individual for this position will have the below: 

• Undergraduate diploma or equivalent in finance or accounting
• At least 1 accredited course from the National Payroll Institute of Canada
• 2 years of finance/ payroll experience
• Ability to master technology (experienced using Word, Excel, Powerpoint and HRIS systems)
• Independent
• Ability to prioritize
•  Initiative and critical thinking
•  Excellent communication skills in English- verbal and written
• Ability to speak French would be an asset

 TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Effective for the 2023-24 school year, TFS highly recommends COVID-19 vaccination for all members of the community. New employees may share their vaccination status with the Human Resources Department upon the start of their employment if they so choose.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here by January 8, 2024.

Poste : Permanent

Type de poste : Temps partiel – 17.5 heures/semaine, poste hybride principalement en télétravail

Adresse : Campus de Toronto - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branche:  Services financiers

Date de début: le plus rapidement possible - 2024

La position :

Relevant du spécialiste de la paie et des avantages sociaux, le poste d’assitant-e à la paie et aux finances aidera à la gestion de la paie et à d'autres responsabilités et projets de comptabilité financière.  Ce poste fait partie intégrante de l'équipe financière.

Responsabilités principales:

Paie :

•  Saisie des informations sur les employés et des données relatives à la paie dans le système
•  Vérifier et confirmer les détails dans Payworks et gérer le fichier principal AAETFS et AETFS.
• Vérifier les heures travaillées par les employés
•  Dans Payworks, tous les employés occasionnels doivent avoir saisi (complété) leur feuille de temps, dans la fenêtre définie (partagée dans le calendrier de paie), afin de certifier que leur enregistrement des heures travaillées, au cours d'une période de paie donnée, est correct.
• Contacter les responsables (superviseurs) pour les demandes de congés et les feuilles de temps manquées et en attente - l'approbation doit être effectuée avant la date limite ou au plus tard à cette date.
•  S'assurer que toutes les informations bancaires de chaque employé sont correctes
• Assurer la liaison avec les services financiers pour partager toutes les données bancaires et autres données relatives aux employés requises pour le système ERP (Veracross).
• Préparer, vérifier et confirmer la réception de tous les documents nécessaires au traitement des paiements liés à la paie des employés, y compris les salaires réguliers, les prestations et les paiements spéciaux.
•  Compiler, examiner et surveiller les rapports statistiques (relevés hebdomadaires de Service Canada, rapports de l'ARC sur les NAS et les adresses non concordants).
•  La CSPAAT et l'ISE (exigences de dépôt et comptes multi-emplacements), la vérification des primes mensuelles et la production de rapports.

Fonctions financières :

• Aide à la conception des entrées de journal dans Veracross
• Rapprochement des avantages sociaux, y compris le Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l'Ontario, Sunlife et Manulife
•  Résoudre les questions avec tous les fournisseurs d'avantages sociaux externes et les autorités fiscales.
•  Réconciliations mensuelles de toutes les cotisations syndicales et autres versements statutaires/de prestations.

L'école peut, de temps à autre, modifier ces tâches et/ou attribuer des tâches et responsabilités supplémentaires à sa seule discrétion.

Ce que nous offrons :

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives. Nous offrons:

•  Une rémunération compétitive
• Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO dès le premier jour d'emploi
• Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires
• Un environnement de travail stimulant
• De multiples possibilités de développement professionnel
•  Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

La personne que nous cherchons :

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant:

• Diplôme de premier cycle ou équivalent en finance ou en comptabilité
• Au moins un cours accrédité de l'Institut national de la paie du Canada
•  2 ans d'expérience en finance/paie
• Capacité à maîtriser la technologie (expérience de l'utilisation de Word, Excel, Powerpoint et des systèmes SIRH)
•  Indépendant
• Capacité à établir des priorités
• Esprit d'initiative et pensée critique
• Excellentes aptitudes à la communication en anglais - à l'oral et à l'écrit
•  L'aptitude à parler  français serait un atout.

TFS accueille les candidatures de personnes indigènes, de personnes handicapées, de minorités visibles, de femmes, de personnes de toutes orientations sexuelles et de tous sexes, et d'autres personnes ayant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

À compter de l'année scolaire 2023-24, TFS recommande fortement la vaccination contre le COVID-19 à tous les membres de la communauté. Les nouveaux employés peuvent, s'ils le souhaitent, partager leur statut vaccinal avec le département des ressources humaines au début de leur emploi.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici avant le 8 janvier 2024

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