Adjoint Administratif / Adjointe Administrative (Administrative Assistant)

Located in Montreal, Quebec, the Administrative Assistant is responsible for supporting the Canada ICI Montreal office operations and administration functions.  

This position is a permanent, full-time role that will report to the Managing Partner in Montreal, Quebec. 

This Position Offers

• Competitive annual salary plus bonus
• Comprehensive benefits package including extended health care (with paramedical coverage), dental, health spending account, Employee & Family Assistance Program as well as life & disability insurance.
• Matching RRSP Program.
• Educational Assistance Program – we encourage our employees to take courses that will have a meaningful impact and will align with their role at Canada ICI.
• Employee Referral Program.

Responsibilities 

• Oversee and support all administrative duties and procedures to ensure smooth office operations;
• Providing administrative support to other offices as required;
• Executive assistance provided to the managing partner, coordinating various corporate initiatives;
• Manage and upkeep the managing partner’s Microsoft Outlook inbox; 
• Perform receptionist duties including greeting visitors, answering incoming phone calls, offering guests coffee or water, and delivering excellent customer service to our clients;
• Receive and sort incoming/outgoing mail and deliveries;
• Participate actively in the planning and execution of company lunches and events;
• Review and approve office supply acquisitions, manage office and janitorial supplies inventory, and place orders and maintenance calls as necessary;
• Identify opportunities and assist with designing and implementing office management policy and process improvements;
• General housekeeping duties such as keeping the office in a clean and organized state, identifying items that need to be filed or put away, and notifying the building’s maintenance staff of cleaning issues. 
• Deposit cheques for fees, fee summaries for review by the Mortgage Origination team; and preparation of commitment letters.
• Prepare expense reports for management team members as required;
• Design, implement and maintain filing systems;
• Organize and manage all project-related documentation, information, and folders;
• Maintain calendars, coordinate meetings, appointments, and book boardrooms;
• Make travel and accommodation arrangements;

Education & Skills 

• Minimum of one (1) year of experience in office administration is required;
• Ability to fluently speak and write in French is required; 
• Excellent computer skills, including a high degree of proficiency in Microsoft Word, Excel, OneNote, Outlook, and PowerPoint;
• Experience managing Microsoft Outlook inboxes is an asset;  
• Strong time management, organizational, and planning skills;
• Ability to multitask and prioritize work;
• Ability to type fast and accurately, with consistent formatting, proper grammar and spelling; 
• Exceptional attention to detail, problem-solving, and analytical skills;
• Excellent communication skills in the English language, both written and verbal;
• Strong interpersonal skills;
• Ability to work under pressure, and ensure all tasks are completed on time and within company policy and procedures;
• Handle sensitive information with the highest degree of integrity and confidentiality;
• Strong team spirit and ability to work in collaboration with all members of the business;

About Canada ICI? 

Canada ICI is the country's leading commercial real estate finance firm, annually arranging financing in excess of $6.9 Billion through its offices in St. Albert, Toronto, Vancouver, Montréal, Calgary, Edmonton, Ottawa, and Winnipeg. Our proven track record, extensive market knowledge, and ability to creatively bring quality deals together have made us a trusted advisor for some of Canada's most active real estate owners. 

Want to Learn More? 

Not ready to apply? We invite you to explore what it's like working with Canada ICI. Learn more about our culture, our values, and how we can help you build your career in commercial real estate. Visit www.icicareers.com 

Canada ICI is committed to achieving a diverse and inclusive workforce and strongly encourages applications from diverse candidates.

While we thank all applicants for their interest, only those individuals selected for an interview will be contacted. 

Adjointe Administrative

Situé à Montréal, au Québec, l'Adjoint Administratif / Adjointe Administrative est chargé d’appuyer les opérations et les fonctions administratives du bureau d’ICI Canada  à Montréal.  

Ce poste est un poste permanent à temps plein qui relèvera de l’associé directeur à Montréal, au Québec.

Ce poste offre 

• Salaire annuel concurrentiel plus bonus;
• Le forfait d’avantages sociaux complet comprend une assurance maladie étendue (avec une couverture paramédicale), une assurance dentaire, un compte de dépenses de santé, un programme d’aide aux employés et à la famille, ainsi qu’une assurance vie et invalidité;
• Programme de REER correspondant.
  
• Programme d’aide à l’éducation – nous encourageons nos employés à suivre des cours qui auront un impact significatif et qui s’harmoniseront avec leur rôle au  Canada ICI.
• Programme d’aiguillage des employés.

Responsabilités

• Superviser et appuyer toutes les tâches et procédures administratives afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau;
• Fournir un appui administratif à d’autres bureaux selon les besoins;
• L’assistance exécutive fournie au partenaire directeur, en coordonnant diverses initiatives de l’organisation;
• Gérer et entretenir la boîte de réception Microsoft Outlook du partenaire directeur;
• Effectuer des tâches de réceptionniste, y compris accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques entrants,  s'occuper des livraisons et du courrier, offrir aux clients du café ou de l’eau, et fournir un excellent service à la clientèle à nos clients, et bien accueillir les clients avec une politesse exemplaire et un soucis de leurs besoins.; 
• Participer activement à la planification et à l’exécution des déjeuners et des événements de l’entreprise;
• Examiner et approuver les acquisitions de fournitures de bureau, gérer l’inventaire des fournitures de bureau et de conciergerie, et passer des commandes et des appels d’entretien si nécessaire;
• Prendre de l'initiative et aider à la conception et à la mise en œuvre de la politique de gestion des bureaux et à l’amélioration des processus;
• Les tâches ménagères générales telles que le maintien du bureau dans un état propre et organisé, l’identification des articles qui doivent être classés ou rangés, et l’avis du personnel d’entretien du bâtiment des problèmes de nettoyage;
• Déposer des chèques pour les frais, des résumés des frais pour examen par l’équipe de montage hypothécaire ; et la préparation des lettres d’engagement;
• Préparer des états de dépenses pour les membres de l’équipe de gestion au besoin;
• Concevoir, mettre en œuvre et maintenir des systèmes de classement;
• Organiser et gérer toute la documentation, l’information et les dossiers liés au projet;
• Tenir des calendriers, coordonner les réunions, les rendez-vous et réserver les salles de réunion;
• Organiser des voyages professionnels et des hébergements

Éducation et compétences

• Un minimum d’un (1) an d’expérience en administration de bureau est requise; 
• Une maîtrise totale du français et de l'anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit, est requise; 
• Excellentes compétences en informatique, y compris un haut degré de compétence en Microsoft Word, Excel, OneNote, Outlook et PowerPoint;
• Expérience de la gestion des boîtes de réception Microsoft Outlook est un atout;
• Solides compétences en gestion du temps, en organisation et en planification;
• Capacité de multitâche et de prioriser le travail;
• Capacité à taper rapidement et avec précision, avec un formatage cohérent, une grammaire et une orthographe appropriées;
• Une attention particulière aux détails, ainsi que des capacités de résolution et d'analyse de problèmes développées;
• Superbes compétences interpersonnelles;
• Capacité à travailler sous pression et à s’assurer que toutes les tâches sont terminées à temps et dans le respect de la politique et des procédures de l’entreprise;
• Traiter les informations sensibles avec le plus haut degré d’intégrité et de confidentialité;
• Fort esprit d’équipe et capacité à travailler en collaboration avec tous les membres de l’entreprise.

À propos de Canada ICI 

Canada ICI est la principale société de financement immobilier commercial du pays, organisant chaque année des financements qui dépassent 6,9 milliards de dollars grâce à ses bureaux à St. Albert, Toronto, Montréal, Vancouver, Calgary, Edmonton, Ottawa et Winnipeg. Notre expérience éprouvée, notre connaissance approfondie du marché et notre capacité à conclure des affaires de qualité avec créativité ont fait de nous un conseiller de confiance pour certains des propriétaires immobiliers les plus actifs au Canada. 

Vous voulez en savoir plus 

Pas prêt à postuler? Nous vous invitons à explorer ce que c’est que de travailler avec Canada ICI. Apprenez-en davantage sur notre culture, nos valeurs et comment nous pouvons vous aider à construire votre carrière dans l’immobilier commercial. Visitez www.icicareers.com 

Canada ICI s’engage à créer une main-d’œuvre diversifiée et inclusive et encourage fortement aux candidats diversifiés de postuler. Canada ICI est une organisation principalement anglophone avec des bureaux à travers le Canada. Ce rôle nécessitera de collaborer avec les autres bureaux canadiens où l’anglais est la seule langue parlée. 

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. 

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