TECHNICIEN(NE) GESTION DOCUMENTAIRE (PROJET ) / DOCUMENT CONTROL TECHNICIAN (PROJECT)
Gold Fields Windfall
Montréal, QC
Le projet Windfall, détenu par Gold Fields, est situé dans le nord du Québec. En rejoignant notre équipe passionnée, engagée à créer une valeur durable au-delà de l’exploitation minière, vous aurez l’opportunité de contribuer à la construction et à la mise en service d’un projet minier de classe mondiale, l’un des plus ambitieux de ces dernières décennies.
Gold Fields est un producteur d'or diversifié à l'échelle mondiale, avec des opérations en Australie, en Afrique du Sud, au Ghana, au Pérou, au Canada et au Chili. Chez Gold Fields, nous nous engageons à bâtir une main-d'œuvre inclusive et reconnaissances que la diversité des talents de nos employés est un facteur clé de notre croissance, de notre performance et de notre succès.
Ce poste vous offre l'opportunité de mener des initiatives à fort impact, de collaborer avec des experts et de contribuer à la croissance de nos opérations au Québec. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où les défis et un milieu de travail exceptionnel favoriseront votre développement professionnel.
Rejoignez l'équipe de bâtisseur de Gold Fields Windfall !
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Relevant du chef, contrôle documentaire, le technicien en gestion documentaire assure la réception, la vérification, le classement et la diffusion des documents du projet de construction selon les normes établies. Il maintient les bases de données documentaires à jour, contrôle la conformité et la traçabilité des versions, et soutient les équipes internes et les fournisseurs dans l’accès et l’utilisation de la documentation. Il veille au respect des processus, à la sécurité de l’information et participe à l’amélioration continue des méthodes et outils documentaires. Travaillera au bureau de Montréal sur un horaire 5-2.
Tâches et responsabilités
• Recevoir, vérifier, classer et transmettre les documents techniques et administratifs selon les procédures établies;
• S’assurer que les documents respectent les normes de présentation, de nomenclature et de qualité avant leur diffusion;
• Mettre à jour les bases de données et les registres documentaires dans le système de gestion documentaire (EDMS);
• Tenir à jour les index, listes de documents et inventaires documentaires;
• Appliquer les processus de contrôle documentaire à toutes les phases du cycle de vie des documents;
• Vérifier l’intégrité et la conformité des documents provenant des équipes internes et des fournisseurs;
• Suivre les échéanciers liés à la production et à l’approbation des documents et signaler les retards ou anomalies;
• S’assurer de la traçabilité des versions, révisions et approbations;
• Répondre aux demandes des utilisateurs internes (ingénierie, approvisionnement, construction, etc.) concernant l’accès ou le traitement des documents;
• Fournir de l’aide et des références sur l’utilisation des outils et processus documentaires;
• Transmettre et coordonner la documentation avec les fournisseurs, partenaires et consultants externes;
• Gérer les listes de contrôle d’accès aux documents classifiés et s’assurer que les droits sont à jour;
• Manipuler les documents confidentiels avec rigueur et discrétion;
• Respecter les politiques de protection des données et de gestion sécurisée des informations;
• Assurer une communication proactive avec les parties prenantes pour obtenir les informations manquantes ou mettre à jour les documents;
• Participer aux réunions de projet lorsque nécessaire pour assurer le suivi documentaire;
• Informer le Chef, contrôle documentaire de tout enjeu susceptible d’affecter la qualité ou la ponctualité de la documentation;
• Compiler des statistiques sur les activités documentaires (quantités, délais, conformité, etc.);
• Préparer des rapports périodiques sur le statut des livrables documentaires;
• Contribuer à l’amélioration continue des outils, modèles et processus documentaires;
• Appliquer de manière rigoureuse les normes, procédures et méthodes documentaires établies;
• Proposer des améliorations visant à optimiser le classement, les flux documentaires ou l’utilisation des systèmes;
• Assurer le respect des politiques de santé, sécurité et environnement dans toutes les activités.
Compétences de base
• Faire preuve de rigueur et d'attention aux détails;
• Faire preuve d’une grande discrétion, d’intégrité et de bienveillance;
• Faire preuve d’initiative, de débrouillardise et de proactivité;
• Avoir la capacité de travailler sous pression et dans un environnement où les priorités évoluent rapidement;
• Travailler efficacement autant en équipe que de façon autonome;
• Être en mesure de gérer plusieurs dossiers en parallèle.
Compétences techniques
• Très bonne compréhension de l'environnement documentaire et des flux d'information;
• Excellente maîtrise de Microsoft Outlook et des boîtes aux lettres partagées;
• Excellente maîtrise des fonctionnalités de Microsoft Excel et connaissance de base des autres logiciels de la suite Office notamment SharePoint;
• Une expérience avec les logiciels de gestion documentaire est un atout (notamment Aconex);
• Expérience en génie-conseil ou dans le cadre de projets de construction (un atout);
• Expérience dans l'industrie minière (un atout).
Qualifications requises
• Un diplôme d'études collégiales (DEC) en gestion documentaire ou tout autre diplôme équivalent sera reconnu. Toute autre expérience dans le domaine sera prise en considération;
• Le bilinguisme est un atout (peut être nécessaire pour communiquer avec des fournisseurs anglophones).
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Veuillez noter que la forme masculine utilisée dans ce document désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
Conformément aux modalités prévues à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (communément appelée « Loi 25 »), Gold Fields Windfall s'engage à l'utilisation de vos coordonnées (numéros de téléphone, adresses courriel et postale) uniquement dans le but de vous informer du statut de votre candidature et vous vous faire part des prochaines étapes du processus.
Si cela est nécessaire, Gold Fields Windfall pourrait communiquer vos renseignements personnels à une tierce partie, afin de poursuivre votre dossier de recrutement, dans les limites permises par la Loi et sous réserve d’un engagement de confidentialité par cette tierce partie.