PE - Bilingual Branch Administrator / Administrateur-trice d’annexe bilingue

Position: Permanent

Position Type: Full time

Classification: A03

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branch: La p’tite école (Age 2 – Grade 1)

Start Date: August, 2021

About the position

Reporting to the Principal and her delegates, (and working in collaboration with faculty and staff you will be responsible to:

• Organize all functions such as special events, meetings, luncheon meetings, coffee meetings, including planning, set-ups, take-downs, clean-up and storage of all used items
• Direct custodial staff to ensure that the building and all common areas is kept clean, tidy  and in safe conditions, report any concerns and follow-up with custodians;
• Prepare if letters, newsletters, calendars and updates in consultation with the Principal or delegate of the branch, and ensure timely distribution;
• Monitor and reconcile certain budget accounts during the year;
• Ensure the maintenance and updating of database systems for the administrative operations of the branch; including parent teacher interviews, report cards, co-curricular activities, billing, allergies, medical forms etc. Provide the billing information for co-curricular activities or other if needed;
• Participate in various activities to meet parents of the branch
• Provide assistance to the Principal or delegate, in daily administration of the school as assigned;
• Cover lunch time for other support staff or in a classroom if needed;
• Plan skating activities, or other programs and special outings;
• Monitor purchasing if needed;
• Other assignments as required.

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

• Competitive compensation
• Benefits
• Professional development

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement.

We are looking for somebody who is detail-oriented, organized, anticipate needs, resourceful, knows how to manage time effectively, positive with excellent customer service skills.

The ideal candidate profile is as follows:

• Excellent French and English skills (oral and written);
• Appropriate undergraduate degree or equivalent in education and experience
• Excellent technology and data processing skills in Word, Excel, File MakerPro and/or MapleWood;
• Minimum of 5 years of experience in office administration, preferably in a school setting;
• Excellent interpersonal skills, tact, diplomacy, good judgment in dealing with the internal and external community and staff relations;
• Organized with an ability to prioritize in an extremely busy environment;
• Leadership and team building skills;
• Able to translate documents from and into both languages;
• Ability to learn and update new skills in IT technology.

TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require an accommodation, do not hesitate to contact us.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a resume as soon as possible. As we do not accept direct applications, please use the candidate portal through the link provided.

Poste: Permanent

Type: Temps plein

Classification: A03

Lieu: Campus de Toronto - 306 avenue Lawrence Est, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Annexe : La P’tite école (2 ans – CP)

Date de début: Août 2021

Le poste

Sous la supervision la Directeur-rice et/ou de son-sa délégué-e (et en collaboration avec les enseignants-es et les enseignants-es-ressources) cette personne sera responsable de :

• Organiser toutes les fonctions telles que les événements spéciaux, les réunions, les déjeuners de travail, les café-rencontres, y compris la planification, la mise en place, le démontage, le nettoyage et le stockage de tous les articles utilisés.
• Demander au personnel de surveillance de veiller à ce que le bâtiment et toutes les zones communes soient maintenus propres, en ordre et dans des conditions de sécurité, de signaler tout problème et d'assurer le suivi avec les surveillants ;
• Préparer les lettres, bulletins d'information, calendriers et mises à jour en consultation avec le directeur ou le délégué de la succursale, et veiller à leur distribution en temps voulu ;
• Contrôler et rapprocher certains comptes budgétaires en cours d'année ;
• Assurer la maintenance et la mise à jour des bases de données pour les opérations administratives de la branche, y compris les entretiens parents-enseignants, les bulletins scolaires, les activités extrascolaires, la facturation, les allergies, les formulaires médicaux, etc. Fournir les informations de facturation pour les activités extrascolaires ou autres si nécessaire.
• Participer à diverses activités pour rencontrer les parents de la branche ;
• Fournir une assistance au directeur ou à son délégué, dans l'administration quotidienne de l'école, selon son affectation ;
• Couvrir l'heure du déjeuner pour les autres membres du personnel de soutien ou dans une salle de classe si nécessaire.
• Planifier des activités de patinage, ou d'autres programmes et des sorties spéciales
• Surveillez les achats si nécessaire.
• Autres missions au besoin. 

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de :

• Rémunération compétitive
• Avantages sociaux
• Développement professionnel

La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Nous recherchons une personne qui a le souci du détail, qui est organisée, qui anticipe les besoins, qui est ingénieuse, qui sait gérer son temps efficacement, qui est positive et qui a d'excellentes compétences en matière de service à la clientèle 

Le profil du candidat idéal est le suivant :

•  Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (parlé et écrit)
• Diplôme universitaire de premier cycle ou l'équivalent en matière  éducation et expérience.
• Excellentes compétences technologiques et informatiques en Word, Excel, File MakerPro et/ou MapleWood.
• Minimum 5 ans d'expérience dans l’administration de bureau, de préférence dans un environnement scolaire.
• Excellentes qualités interpersonnelles, tact, diplomatie, bon jugement dans les relations avec la communauté interne et externe et les relations avec le personnel
• Organisé avec une capacité à établir des priorités dans un environnement extrêmement occupé
• Compétences en matière de leadership et de consolidation d'équipe
• Capable de traduire des documents de et vers les deux langues
• Capacité à apprendre et à mettre à jour de nouvelles compétences en matière de technologies de l'information.

TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers. 

Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre une lettre de motivation et un CV dès que possible. Nous n’acceptons pas les candidatures directes, veuillez donc utiliser notre portail de recrutement via le lien partagé.

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